Të gjithë e kemi parasysh atë tavolinën e rrëmujshme, ku nuk mbani mend se ku ju kanë shkuar dokumentet e rëndësishme.
Në fakt nëse keni një punë në të cilën ju vijnë gjithë kohës letra, atëherë duhet të keni disa “parime” për të pasur një tavolinë të rregullt dhe në të njëjtën kohë dokumente në vendin e duhur.
Ne ju sjellim disa këshilla se si të jeni sistematik me dokumentet në zyrë, por mbi të gjitha në shtëpinë tuaj. Pasi te kjo e fundit ndodhet edhe dokumentet më të rëndësishme.
Hapa 1: Mblidhni dokumentet e rëndësishme
Zgjidhni kutia të ndryshme të cilat do të ishin të përshtatshme për ruajtjen e dokumenteve. Nëse gjeni ndonjë dokument që nuk jeni të sigurt për të, ju duhet të pyesni veten: Çfarë do të ndodhte nëse ky dokument do të humbi? A ju shqetëson ky mendim? Nëse po, atëherë ky dokument është dokument i rëndësishëm dhe duhet ruajtur patjetër.
Hapi 2: Shmangni rrëmujën
Sigurisht që ju keni grumbuj të letrave të panevojshme në shtëpinë tuaj ose në zyrë. Kjo rrëmujë mund t’ju shkaktojë vështirësi në gjetjen e një dokumenti me rëndësi. Pra, merrni ato letra të vjetra që tani nuk ju duhen më dhe largojini nga dosjet e juaja. Në ditët e sotme, shumica e informacioneve janë të arkivuara dhe mund t’i gjeni në uebsajtet përkatëse.
Hapi 3: Ruani dokumentet që i përdorni rrallë
Kur ka qenë hera e fundit që ju është dashur certifikata e lindjes? Është mirë t’i ruani këto dokumente në një vend të sigurt. Vetëm sigurohuni se nuk keni bllokuar ndonjë dokument që ju duhet papritmas, si p.sh. libreza mjekësore ose pasaporta.
Hapi 4: Fotokopjoni
Fotokopjoni dokumentet që përdorni shpesh dhe përdorni kopjet në vend të origjinalit. Këto dokumente përfshijnë kartat e sigurimit social ose diplomën, të cilat ju duhet t’i siguroni për shkollën ose punën tuaj. Për çdo fotokopje mbani shënime se ku i keni dërguar.
Hapi 5 : Dosje
Organizatori ideal për informacionet e përdorura shpesh është një dosje e zgjeruara në formë të fizarmonikës. Në një lloj të tillë të dosjes ju mund të kategorizoni dokumentet, si p.sh. sigurimin e shtëpisë, informatat e llogarisë bankare, të dhënat mjekësore, etj. Pastaj, në rast urgjence, ju vetëm merrni dokumentin që ju nevojitet, duke ruajtur kështu kohën dhe dokumentet e juaja. Nëse keni mundësi, ruajeni dosjen në një dollap të siguruar në një vend të fshehtë.
Hapi 6: Krijoni një listë
Duke gjurmuar në dosje për të gjetur një numër llogarie apo një numër telefoni ju humbni shumë kohë. Më mirë, shpenzoni pak kohë duke shkruar numrat tuaj me rëndësi të llogarive bankare apo të njerëzve. Shtypeni këtë listë dhe ruajeni së bashku me dokumentet tjera të vendosura në dosjen e organizuar.
Hapi 7: Shikoni fotografitë e familjes
Shëndeti juaj nuk varet nga portreti i dasmës së gjyshes suaj, por lumturia po. Skanoni fotografi të ndryshme të familjes suaj dhe përshkruani ato me pak fjalë. Më pas merrni ato dhe vendoseni në një dosje të veçantë dhe të sigurt. Fotografitë origjinale i ktheni në kornizat e tyre.
Hapi 8: Ndani “sekretet”
Ju duhet t’i tregoni dy njerëzve për dokumentet tuaja, ku gjenden ato dhe çfarë ka në ato dosje. Ju mund t’i tregoni burrit/gruas apo nënës suaj, shoqes tuaj të ngushtë, motrës ose avokatit tuaj.
Hapi 9: Vazhdoni me punën tuaj të dobishme
Kënaquni me punën që keni bërë dhe mendoni se si mund të mbani sistemin tuaj kur ju ndërroni mjekun tuaj, sigurimin apo bankat. Mundohuni të organizoni dokumentet tuaja çdo muaj për pak minuta, duke siguruar se çdo gjë është në rregull.
